COMPRA DE MATERIAL E/OU CONTRATAÇÃO DE SERVIÇO POR UNIDADE/ÓRGÃO COM DISPENSA DE LICITAÇÃO
UNIDADE/ÓRGÃO - SECRETARIA ADMINISTRATIVA OU EQUIVALENTE
- Recebe a Nota de Distribuição de Crédito – NDC via Sistema de Apoio Orçamentário – SAPO
- Informa ao dirigente da Unidade o valor da NDC e o objetivo da despesa
- Recebe do Setor Solicitante uma Solicitação de Compras/Serviços solicitando a compra do material e/ou serviço
- Verifica no sistema a suficiência de saldo para efetuar a compra/serviço
- Consulta no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF a relação dos fornecedores do material/serviço solicitado
- Envia por FAX um Pedido de Cotação de Materiais – PCM/serviço a no mínimo três fornecedores cadastrados
- Recebe dos fornecedores a cotação dos materiais/serviços através de FAX ou de Ofício impresso dos fornecedores
- Procede uma análise das cotações tendo como base no menor preço e na qualidade
- Com base na análise , confirma se é dispensada a Licitação
- Envia à Diretoria da Unidade/Órgão o Mapa de Apuração das Cotações solicitando a compra/serviço indicando o fornecedor escolhido
DIRETORIA DA UNIDADE/ÓRGÃO
- Autoriza a compra do material ou serviço
- Envia o Mapa de Apuração das Cotações – MAC para a Secretaria Administrativa
UNIDADE/ÓRGÃO - SECRETARIA ADMINISTRATIVA OU EQUIVALENTE
Recebe da Diretoria o MAC e envia para o Setor de Contabilidade da Unidade/Órgão a Relação do material a ser comprado/serviço a ser prestado
UNIDADE/ÓRGÃO - SETOR DE CONTABILIDADE
- Recebe da Secretaria Administrativa a relação dos materiais a ser comprado/serviço a ser prestado
- Abre processo de dispensa de licitação , indicando a base legal (Art da Lei 8.666/93 e inciso)
- Emite a respectiva Nota de Empenho – NE em quatro vias através do SAPO
- Assina e data as quatro vias da NE
- Obtém nas quatro vias da NE a assinatura do Diretor da Unidade/Órgão
- Arquiva uma via da NE até a chegada dos materiais ou execução dos serviços
- Envia o processo com a três vias da NE para a Divisão de Material providenciar a divulgação no SIDEC
DIVISÃO DE MATERIAL – SAD
- Recebe o processo , analisa e divulga no SIDEC
- Atribui um número sequencial no sistema à dispensa de licitação
- Envia o processo à DCA/SAD
DIVISÃO DE CONTABILIDADE E AUDITORIA – DCA DA SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA – SAD
- Recebe o processo e registra a NE no SIAFI
- Devolve duas vias da NE para a Unidade/Órgão junto ao processo
UNIDADE/ÓRGÃO - SETOR DE CONTABILIDADE
- Envia a via da NE para o fornecedor após registrada no SIAFI
- Recebe do fornecedor o material/serviço e a 1ª e 2ª vias da Nota Fiscal – NF
- Desarquiva a via da NE para conferir com a NF , o material recebido do fornecedor ou a especificação do serviço
- Segue Rotina de Recebimento , Conferência e Distribuição de Material ou verifica se o serviço foi devidamente prestado
- Forma o Processo contendo : Capa de processo , 1ª via da NE , 1ª via da NF , Folha de Informação , e Guia de Encaminhamento de Papéis – GEP
- Arquiva a via da NE e a 2ª via da NF em pasta própria
- Envia o Processo para a DCA da SAD através do Correio da UFBA
DCA/SAD
- Analisa e confere o processo de acordo com a legislação própria e liquida
- Encaminha à Coordenação Financeira – COFIN da SAD para o pagamento
COFIN
- Efetua o pagamento e registra no SIAD a Ordem Bancária – OB de pagamento