COMPRA DE MATERIAL PERMANENTE , ATRAVÉS DA DIVISÃO DE MATERIAL - COM LICITAÇÃO
DIVISÃO DE MATERIAL
- Recebe o ofício da Unidade/Órgão com a solicitação da compra
- Forma o processo de Compra contendo : capa de processo , ofício e folha de informação
- Despacha na folha de informação , solicitando à Seção de Compras - SC uma pesquisa de mercado
DIVISÃO DE MATERIAL - SEÇÃO DE COMPRAS
- Verifica no Cadastro do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF, os fornecedores dos materiais a serem adquiridos
- Emite o Pedido de Cotação de Material – PCM e o envia por FAX ou por ofício a no mínimo três fornecedores cadastrados no SICAF
- Recebe dos fornecedores o PCM preenchido ou a cotação dos materiais em impresso timbrado do fornecedor
- Analisa o PCM e verifica o menor preço
- Define a modalidade de licitação com base no menor preço cotado
- Elabora o edital de licitação , anexo ao processo de compra
- Envia pelo correio da UFBA o processo de compra à Procuradoria Jurídica
PROCURADORIA JURÍDICA
- Analisa o edital de licitação com base na legislação pertinente
- Despacha na folha de informação do processo , aprovando o edital de licitação e/ou fazendo alguma recomendação
- Envia através do Correio da UFBA , o processo de compra para a DM
DIVISÃO DE MATERIAL
- Despacha o processo de compra para a SC para alguma correção (se houver) e dá andamento
DIVISÃO DE MATERIAL – SEÇÃO DE COMPRAS
- Promove a divulgação do edital de licitação através dos jornais (tomada de preço ou concorrência) , do quadro de avisos da DM , do Balcão de Divulgação de Licitações da SAEB (Secretaria de Administração do Estado da Bahia) e no Diário Oficial da União - DOU , exceto convite
- Realiza a licitação no local , data e hora marcada no edital , e em conformidade com a atual legislação pertinente
- Envia para análise e homologação do Diretor da DM o processo de compra com a licitação julgada
- Envia à Seção de Execução Orçamentária da DM para a emissão da NE
SEÇÃO DE EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA DA DIVISÃO DE MATERIAL
- Emite Nota de Empenho – NE em quatro vias
- Obtém nas quatro vias da NE a assinatura do Diretor
- Arquiva uma via da NE até a chegada do material
- Arquiva outra via da NE por ordem numérica
- Envia para divulgação no SIDEC e em seguida à DCA para registro no SIAFI
- Envia uma cópia da NE para o fornecedor após o registro no SIAFI
- Anexa uma via da NE ao processo de compra e o envia para a Divisão de Contabilidade e Auditoria – DCA
- Envia através de Protocolo Interno a 3ª via da NE ao Almoxarifado da DM
DIVISÃO DE MATERIAL - ALMOXARIFADO
- Recebe do SEO a via da NE
- Arquiva a via da NE até a chegada do material
- Recebe do fornecedor o material e a Nota Fiscal – NF em duas vias
- Segue a rotina de RECEBIMENTO , CONFERÊNCIA E ARMAZENAMENTO DE MATERIAL NA DIVISÃO DE MATERIAL
- Arquiva por data de entrega a 2ª via da NF e a via da NE
- Envia através de protocolo interno a 1ª via da NF para o SEO
DIVISÃO DE MATERIAL – SEÇÃO DE EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA
- Recebe do Almoxarifado da DM a 1ª via da NF
- Verifica no SICAF se o fornecedor está com sua situação regular perante o SICAF
- Forma processo de Pagamento contendo : uma via da NE e 1ª via da NF , Nada Consta no SICAF e folha de informação
- Envia o processo de pagamento ao protocolo da DM para colocar a numeração e encaminhar à Divisão de Patrimônio
DIVISÃO DE PATRIMÔNIO
- Recebe o processo de pagamento
- Segue a ROTINA DE TOMBAMENTO DE BENS MÓVEIS
- Envia o processo de pagamento através de Protocolo Interno para o SEO
SEÇÃO DE EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA DA DIVISÃO DE MATERIAL
- Faz o registro de controle de processo
- Envia o processo de pagamento para a Divisão de Contabilidade e Auditoria
DIVISÃO DE CONTABILIDADE E AUDITORIA
- Analisa e confere o processo de acordo com a legislação própria e liquida
- Encaminha à Coordenação Financeira – COFIN da SAD para o pagamento
COFIN
- Efetua o pagamento e registra no SIAD a Ordem Bancária – OB de pagamento