EXECUÇÃO DO CONVÊNIO
DIRETAMENTE PELA UFBA
UNIDADE/ÓRGÃO
- Recebe cópia do Convênio assinada pelas partes
- Toma conhecimento do ingresso do recurso financeiro
através do Órgão Concedente ou da SAD DCA
- Preenche o formulário de Solicitação de Crédito - SC
, indicando no corpo do formulário as seguintes
informações:
- nome da entidade convenente
- o objetivo do Convênio
- os elementos de despesa com os respectivos valores (plano de
aplicação do Convênio)
- o comprovante do ingresso do recurso se tiver recebido do
órgão concedente
- Registra o processo no SIAD e o envia à Divisão de
Contabilidade e Auditoria - DCA
DCA
- Verifica se houve o ingresso do recurso solicitado e
procede da seguinte forma:
Caso não confirme o ingresso , aguarda a remessa
do recurso pelo Órgão Concedente para liberar a SC
Caso confirme o ingresso , instrui o processo ,
registra-o no SIAD e encaminha à PROPLAD
PROPLAD
- Analisa o processo e encaminha ao Setor de Orçamento
para a liberação da Nota de Distribuição de Crédito
- NDC
PROPLAD - SETOR DE ORÇAMENTO
- Analisa e elabora a NDC
- Arquiva o processo de Solicitação de Crédito
- Envia eletronicamente a NDC para a Unidade/Órgão
solicitante
UNIDADE/ÓRGÃO SECRETARIA DE APOIO OU EQUIVALENTE
- Recebe a NDC através do Sistema de Apoio Orçamentário
- SAPO
- Comunica ao dirigente e ao executor do Convênio
- Recebe do executor do Convênio a Solicitação de Compra
e/ou Contratação de Serviços de acordo com o previsto
no projeto aprovado pelo órgão concedente
- Consulta o Sistema de Cadastramento Unificado de
Fornecedores - SICAF a relação dos fornecedores de
material e/ou , serviço solicitado (a consulta é feita
nos terminais da PCU ou da DCA ou da DIM)
- Envia por fax um Pedido de Cotação de materiais - PCM a
, no mínimo , três fornecedores ou justifica caso não
consiga as três cotações
- Procede uma análise das cotações tendo como base o
menor preço e a qualidade
- Confirma se é dispensada a licitação (se não for ,
fazer a licitação)
- Envia à Diretoria da unidade/órgão para autorização
o MAC - Mapa de Apuração das Cotações , indicando o
fornecedor escolhido
DIRETORIA DA UNIDADE/ÓRGÃO OU EXECUTOR DO CONVÊNIO
- Autoriza a compra do material ou a contratação do
serviço
- Envia a autorização e o MAC para a Secretaria de Apoio
ou Órgão equivalente
SECRETARIA DE APOIO OU EQUIVALENTE
- Emite a nota de Empenho - NE em quatro vias , indicando
no campo do histórico da NE o Convênio a que se refere
a despesa
- Assina e data todas as vias e obtém a assinatura do
dirigente
- Abre processo de Dispensa de licitação e anexa três
vias da NE , arquivando uma via
- Envia para a divulgação no Sistema de Divulgação
Eletrônica SIDEC (Divisão de Material ou a
própria Unidade/Órgão)
DIVISÃO DE MATERIAL OU UNIDADE/ÓRGÃO
- Lança os dados no SIDEC e atribui um número à dispensa
- Encaminha através de despacho à Divisão de
Contabilidade e Auditoria - DCA , para controle e
registro da NE no SIAFI
DCA
- Registra a NE no SIAFI , arquiva uma via da NE e devolve
o processo à Unidade/Órgão
SECRETARIA DE APOIO OU EQUIVALENTE
- Encaminha uma via da NE cadastrada no SIAFI para o
fornecedor e arquiva a outra via
- Recebe do fornecedor o material/serviço e a 1ª e 2ª
vias da Nota Fiscal NF , constando o nome do
Convênio no campo da NF
- Desarquiva uma via da NE para conferir com a NF o
material recebido do fornecedor ou a especificação do
serviço
- Segue Rotina de Recebimento , Conferência e
Distribuição de Material ou verifica se o serviço foi
devidamente prestado
- Forma o processo de pagamento contendo : capa de processo
(modelo 209) , uma via da NE , 1ª via da NF , processo
de dispensa , folha de informação e Guia de
Acompanhamento de Documentos - GAD
- Arquiva uma via da NE e a 2ª via da NF em pasta própria
- Envia o processo para a Divisão de Patrimônio/DP se for
aquisição de equipamento ou material permanente para
liquidação e pagamento
DCA
- Analisa e confere o processo de acordo com a legislação
própria e liquida
- Encaminha à Coordenação Financeira - COFIN da SAD para
o pagamento
COFIN
- Efetua o pagamento e registra no SIAD a Ordem Bancária -
OB de pagamento
- Informa à Unidade/Órgão a realização do pagamento